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5 herramientas digitales para equipos remotos

por Ago 6, 2021Cloudworking, Transformación digital0 Comentarios

Mas allá de las plataformas de videoconferencias y los servicios de almacenamiento en la nube, los equipos remotos necesitan herramientas para compartir contenido, generar ideas, tomar decisiones, retroalimentarse mutuamente y dar seguimiento a las iniciativas y proyectos de manera ágil, flexible y colaborativa.

A continuación te presentamos 5 herramientas digitales, todas ellas con versión gratuita, que permiten colaborar fácilmente en todo tipo de sesiones de trabajo online.

Padlet es un muro colaborativo en el que los miembros de un equipo pueden compartir fácilmente información en tiempo real o en diferido. Una de las características más importantes de esta aplicación es su rapidez para crear y compartir el muro colaborativo con tus colaboradores mediante una dirección web que se crea automáticamente para cada muro, y se puede compartir fácilmente por WhatsApp, Microsoft Teams, correo electrónico, etc.

Para participar en el muro no hace falta crear una cuenta, sino que basta con ir a la dirección y participar directamente desde PC o teléfono celular. Padlet permite cargar en el muro todo tipo de archivos, hacer comentarios e incluso votaciones. El creador del muro funge como administrador, pudiendo moderar los comentarios del muro según las necesidades de cada equipo y también cifrar el acceso al muro con una contraseña.

Padlet es ideal para documentar los resultados de una sesión de trabajo, a la que los miembros del equipo van a poder acceder posteriormente y seguir añadiendo elementos a medida que avanza un proyecto.

Miro también es un tablero colaborativo, especialmente recomendado para facilitar sesiones de lluvia de ideas y el trabajo creativo en equipo.

Una de sus mayores valores son sus decenas de plantillas para clasificar y priorizar ideas. Estas plantillas, que representan matrices, relaciones y análisis de todo tipo (segmentación de mercado, estrategia de negocio, diseño de un proceso en el tiempo, etc) son un motivo perfecto para que los equipos vuelquen sus ideas de una manera estructurada.

El servicio de Miro también permite colaborar en tiempo real o de forma asíncrona, y está diseñado de una forma que invita a participar, generando muchas ideas pero de una manera ordenada y sistemática.

Bizy es un software que permite generar votaciones rápidas y fáciles de compartir, para que los miembros de un equipo puedan tomar decisiones de manera ágil.

En muchas sesiones llega un punto en el que los debates se atoran y se gira en torno al mismo tema sin poder avanzar; es el momento de usar Bizy, para desatascar el debate y seguir avanzando. Bizy permite diferentes tipos de votación, dependiendo del objetivo de la misma y de las formas de votación que se decidan. La votación se crea en minutos y se comparte rápidamente mediante una liga.

También es muy útil para conocer previamente la opinión de los colaboradores sobre algún tema relevante antes de la sesión de trabajo, o para conocer su opinión sobre alguna de las ideas presentadas, después d la sesión.

Loom es un software de captura de audio y video muy fácil de usar, que permite grabar la pantalla de la computadora. Tiene múltiples usos, pero dos especialmente útiles para todo tipo de empresas son las explicaciones rápidas y la retroalimentación permanente.

Un video explicativo de cualquier tema de trabajo, creado por Loom en varios minutos, puede ahorrar muchos correos de ida y vuelta, llamadas y hasta juntas. Es una herramienta de comunicación muy potente, por su facilidad para usarlo y para compartir los videos mediante una liga, o incluso integrados en un correo electrónico desde el que se puede ver el video con solo abrirlo.

Por otro lado, las cápsulas de video de Loom para retroalimentar a los colaboradores sobre cualquier entregable de manera rápida y asíncrona, de modo que permite ahorrar mucho tiempo y contribuye a crear una cultura de retroalimentación práctica permanente.

Trello está entre los software de seguimiento de proyectos más fáciles de utilizar entre todos los que hay en el mercado. Cada proyecto se representa en un tablero compartido, en el que se pueden crear y asignar tareas y tiempos de una manera increíblemente sencilla e intuitiva.

Trello basa el seguimiento de y la gestión de un proyecto en el método Kanban, asignando un estado diferente a las diferentes tareas del proyecto dependiendo de su estatus: To do, Doing y Done. Esto permite que cualquier takeholder clave del proyecto o del equipo, sin necesidad de que conozca l herramienta previamente, pueda consultar de una manera muy rápida fácil qué se ha hecho en el proyecto, qué falta por hacer, cuáles son lo próximos hitos del proyecto y en qué momento se encuentra.

Algunas de sus ventajas es que permite asignar una misma tarea a vario responsables, tiene un motor de búsqueda que funciona muy bien para encontrar rápidamente tareas en diferentes proyectos, permite hace tableros tanto públicos como privados y tiene un sistema de seguridad que genera copias de seguridad cifradas.

Todas estas herramientas se caracterizan por ser muy intuitivas, flexibles, interactivas y tener una interfaz de usuario muy amigable. A la hora de utilizarlas, es importante analizar el tipo de colaboración que necesita el equipo, dependiendo de las tareas que se tengan que realizar, y evaluar qué nivel de seguridad de la información se requiere en cada caso.

Otro punto a favor de ellas es que la curva de aprendizaje es muy pequeña y la flexibilidad para utilizarlas es muy grande. Pero la mayor ventaja de estas herramientas es que no son simples medios para realizar tareas de forma más rápida o sencilla, sino que tienen un impacto en la cultura de trabajo de los equipos y en las habilidades digitales de los colaboradores contribuyendo a cambiar la forma de trabajo y a potenciar la transición digital en la organización.

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